Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Christopher Cohrt
Körperzeit – Praxis für Physiotherapie
Sophienblatt 46
24114 Kiel

E-Mail: info@koerperzeit-kiel.de
Website: www.koerperzeit-kiel.de

2. Allgemeine Hinweise

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Die Nutzung unserer Website ist in der Regel ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. Soweit auf unseren Seiten personenbezogene Daten erhoben werden, erfolgt dies, soweit möglich, stets auf freiwilliger Basis.

Da es sich bei unserer Praxis um eine Einrichtung des Gesundheitswesens handelt, verarbeiten wir im Rahmen der physiotherapeutischen Behandlung auch besondere Kategorien personenbezogener Daten (insbesondere Gesundheitsdaten gemäß Art. 9 DSGVO). Diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG zum Zweck der Gesundheitsversorgung.

3. Hosting und Infrastruktur

3.1 Hetzner (Webhosting)

Unsere Website wird gehostet bei: Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland. Server-Standort: Nürnberg, Deutschland.

Beim Aufruf unserer Website werden automatisch Informationen in Server-Log-Dateien gespeichert: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, Name und URL der abgerufenen Datei, Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Daten werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht. Mit Hetzner besteht ein AVV gemäß Art. 28 DSGVO.

4. Kommunikation

4.1 E-Mail-Kommunikation (IONOS)

Die Praxis-E-Mail-Kommunikation erfolgt über IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland. Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, werden Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage gespeichert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Aufbewahrung gemäß gesetzlicher Fristen.

4.2 WhatsApp-Kommunikation (Superchat)

Für die WhatsApp-Kommunikation mit Patienten nutzen wir SuperX GmbH (Superchat), Brunnenstraße 19–21, 10119 Berlin, Deutschland. Superchat ist ein DSGVO-konformer Dienst mit folgenden Eigenschaften: keine Metadaten-Auswertung durch WhatsApp/Meta, keine unverschlüsselten Backups, alle Daten auf Servern in Deutschland (Frankfurt am Main).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Mit Superchat besteht ein AVV gemäß Art. 28 DSGVO.

4.3 Bewerbungen

Wenn Sie sich bei uns bewerben, ob per E-Mail an christopher.cohrt@koerperzeit-kiel.de, per WhatsApp oder auf Papier, verarbeiten wir die Daten, die Sie uns schicken. Das sind in der Regel Name, Kontaktdaten, Lebenslauf, Zeugnisse und Nachweise Ihrer Berufsqualifikation, zum Beispiel die Urkunde zur Berufserlaubnis. Wir nutzen diese Daten nur, um Ihre Bewerbung zu prüfen und über eine Einstellung zu entscheiden. Bitte schicken Sie uns keine Angaben zu Ihrer Gesundheit oder andere sensible Daten, die für die Stelle nicht nötig sind.

Ihre Bewerbung sehen nur die Personen in der Praxis, die an der Auswahl beteiligt sind. Wir geben sie nicht an Dritte weiter. Für den Eingang Ihrer Bewerbung gelten die Hinweise unter 4.1 (E-Mail) und 4.2 (WhatsApp).

Wenn wir Sie einstellen, übernehmen wir Ihre Bewerbungsunterlagen in Ihre Personalakte. Wenn wir Ihnen absagen oder Sie Ihre Bewerbung zurückziehen, löschen wir Ihre Daten spätestens 6 Monate nach Abschluss des Verfahrens. So lange bewahren wir sie auf, um uns gegen mögliche Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verteidigen zu können. Möchten wir Ihre Bewerbung länger aufbewahren, um Sie bei einer späteren freien Stelle anzusprechen, fragen wir Sie vorher um Ihre Einwilligung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses). Aufbewahrung nach einer Absage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Abwehr von Rechtsansprüchen). Längere Aufbewahrung: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre Einwilligung, jederzeit widerrufbar). Ihre Rechte finden Sie in Abschnitt 11.

5. Behandlung, Abrechnung und Steuerberatung

5.1 Praxissoftware und Behandlungsdokumentation

Termine, Ihre Stammdaten, Befunde und die Dokumentation Ihrer Behandlung verwalten wir mit der Praxissoftware THEORG. Die Software läuft lokal auf unserem Praxisserver, die Daten werden in der Praxis gespeichert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO i.V.m. § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG. Wir sind zur Dokumentation der Behandlung verpflichtet (§ 630f BGB) und bewahren sie 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung auf.

5.2 Therapieberichte an Ihre Ärztin oder Ihren Arzt

Einen Therapiebericht über Verlauf und Ergebnis der Behandlung senden wir an die verordnende Ärztin oder den verordnenden Arzt, wenn dieser auf der Verordnung angefordert wurde oder wenn Sie es wünschen.

Rechtsgrundlage: Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO i.V.m. § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG, wenn der Bericht auf der Verordnung angefordert wurde; Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (Ihre Einwilligung), wenn er auf Ihren Wunsch erstellt wird.

5.3 Rezeptabrechnung

Für die Abrechnung physiotherapeutischer Leistungen nutzen wir die AS Abrechnungsstelle für Heil-, Hilfs- und Pflegeberufe AG, Am Wall 96–98, 28195 Bremen. Dabei werden Name, Geburtsdatum, Krankenkasse, Versicherungsnummer, Diagnose und erbrachte Leistungen übermittelt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO i.V.m. § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG. Aufbewahrung mindestens 10 Jahre (§ 630f Abs. 3 BGB).

5.4 Buchhaltung und Steuerberatung

Für Buchhaltung, Jahresabschluss und Steuererklärungen geben wir die dafür nötigen Belege, zum Beispiel Rechnungen an Selbstzahler (Name, Anschrift, Leistung, Betrag), an unsere Steuerberatungskanzlei weiter. Die Kanzlei ist gesetzlich zur Verschwiegenheit verpflichtet und arbeitet eigenverantwortlich. Die Belege übermitteln wir über DATEV Unternehmen online der DATEV eG, Paumgartnerstraße 6–14, 90429 Nürnberg. Die Daten liegen im Rechenzentrum der DATEV in Deutschland.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 147 AO und § 257 HGB (gesetzliche Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten). Die Aufbewahrung richtet sich nach den steuer- und handelsrechtlichen Fristen.

6. Formulare auf der Website

6.1 Online-Anmeldung (Patienten)

Auf unserer Seite Online-Anmeldung können Sie Ihre Anmeldung am Bildschirm ausfüllen und unterschreiben: Nachname, Vorname, Geburtsdatum, Anschrift, Mobilnummer, E-Mail-Adresse, Bestätigung unserer Terminregel, freiwillig Ihre Einwilligung zu Foto- und Videoaufnahmen sowie Ihre Unterschrift. Aus diesen Angaben wird direkt in Ihrem Browser ein PDF erzeugt. Die Angaben werden dabei nicht an unsere Website übertragen und dort nicht gespeichert.

Das PDF senden Sie uns selbst über Ihre eigenen Apps (WhatsApp oder E-Mail) oder bringen es ausgedruckt zum ersten Termin mit. Für den Versand gelten die Hinweise unter 4.1 (E-Mail) und 4.2 (WhatsApp). Sobald die Anmeldung bei uns eingegangen ist, übernehmen wir die Angaben in unsere Praxissoftware (5.1).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Foto- und Videoaufnahmen Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre Einwilligung, jederzeit widerrufbar). Aufbewahrung mit der Behandlungsdokumentation (5.1).

6.2 B2B-Kontaktformular (Betriebliche Gesundheitsförderung)

Für B2B-Anfragen erheben wir: Name des Ansprechpartners, Unternehmen, Branche und Größe (optional), gewünschte Leistungen, Zeitrahmen und Budget (optional), E-Mail-Adresse, Telefonnummer (optional), Beschreibung des Anliegens. Die Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage genutzt. Technisch nimmt ein Programm auf unserem Server bei Hetzner (siehe 3.1) die Anfrage entgegen und leitet sie sofort als E-Mail über unser E-Mail-Postfach bei IONOS (siehe 4.1) an die Praxis weiter. Auf dem Server wird die Anfrage nicht gespeichert. Ihre E-Mail wird danach wie unter 4.1 beschrieben aufbewahrt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

6.3 Messbogen-Analyse (Ergonomie-Check per Messbogen)

Wenn Sie die Messbogen-Analyse bestellen, verarbeiten wir die Angaben aus dem Formular (Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift, Körper- und Arbeitsplatzmaße, Angaben zu Ihrem Arbeitsplatz) und, falls Sie sie freiwillig schicken, Fotos von Ihnen und Ihrem Arbeitsplatz, um den Vertrag zu erfüllen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Das Formular wird als E-Mail an uns übermittelt und auf dem Webserver nicht gespeichert. Technisch nimmt ein Programm auf unserem Server bei Hetzner (siehe 3.1) die Bestellung entgegen und leitet sie sofort als E-Mail über unser E-Mail-Postfach bei IONOS (siehe 4.1) an die Praxis weiter. Auf demselben Weg erhalten Sie Ihre Bestellbestätigung. Bis zum Absenden speichert Ihr Browser einen Entwurf Ihrer Eingaben lokal auf Ihrem Gerät. Dieser Entwurf wird nicht an uns übertragen und nach dem Absenden gelöscht.

Fotos löschen wir spätestens 30 Tage nach Versand Ihrer Einstellanleitung. Die Einstellanleitung und die Messwerte, auf denen sie beruht, bewahren wir als Nachweis der erbrachten Leistung bis zum Ende der regelmäßigen Verjährungsfrist auf (drei Jahre ab dem Ende des Jahres der Bestellung, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und löschen sie danach. Rechnungsdaten bewahren wir so lange auf, wie es das Steuer- und Handelsrecht verlangt (in der Regel acht bis zehn Jahre). Gesundheitsdaten fragen wir nicht ab.

6.4 Anmeldung zu Präventionskursen

Wenn Sie über unsere Website einen Platz in einem Präventionskurs anfragen, verarbeiten wir die Angaben aus dem Formular (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, freiwillig Telefonnummer, Krankenkasse und eine Anmerkung) sowie den Zeitpunkt Ihrer Bestätigungen zu Eignung, Widerrufsrecht und Datenschutz. Zweck ist die Kursanmeldung und die Durchführung des Vertrags: Platzvergabe und Warteliste, Rechnung, Teilnahmeliste und Teilnahmebescheinigung für Ihre Krankenkasse (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Technisch nimmt ein Programm auf unserem Server bei Hetzner (siehe 3.1) die Anfrage entgegen und leitet sie sofort als E-Mail über unser E-Mail-Postfach bei IONOS (siehe 4.1) an die Praxis weiter. Auf demselben Weg erhalten Sie Ihre Eingangsbestätigung. Auf dem Server wird die Anfrage nicht gespeichert.

Gesundheitsdaten fragen wir nicht ab. Mit dem Häkchen zur Eignung bestätigen Sie nur, dass Sie die Hinweise gelesen haben, Angaben zu Erkrankungen machen Sie dabei nicht. Ihre Anfrage und die Teilnahmeliste löschen wir, sobald der Kurs abgewickelt ist, also nach Kursende, Ausstellung der Teilnahmebescheinigung und Zahlung. Rechnungsdaten bewahren wir so lange auf, wie es das Steuer- und Handelsrecht verlangt (in der Regel acht bis zehn Jahre).

6.5 Umfrage zu Kurszeiten

In der Umfrage „Wann passt dir ein Kurs?“ können Sie angeben, an welchen Tagen und zu welchen Uhrzeiten Ihnen ein Präventionskurs passen würde. Wir verarbeiten dabei Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Wunschzeiten, freiwillig Ihre Lieblingszeit, das Datum Ihrer Angabe und freiwillig die Kurse und Kursthemen, die Sie interessieren. Zweck ist die Planung neuer Kurse zu Zeiten, an denen genug Interesse besteht. Wenn Sie unseren Newsletter beziehen, nutzen wir Ihre Wunschzeiten außerdem, um Sie über einen passenden neuen Kurs vor allen anderen zu informieren. Ohne Newsletter-Anmeldung schreiben wir Ihnen nicht. Die Angaben werden über unser Konto bei Brevo gespeichert (Anbieter und Auftragsverarbeitung siehe 7.1), eine Bestätigungsmail wird für die Umfrage nicht verschickt. Wenn Sie in der Umfrage zusätzlich den Newsletter wählen, gilt dafür das Double-Opt-In-Verfahren aus 7.1.

Gesundheitsdaten fragen wir nicht ab, bitte machen Sie auch im freien Textfeld keine Angaben zu Erkrankungen. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung durch das Absenden der Umfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können sie jederzeit widerrufen, zum Beispiel per Mail an kurse@koerperzeit-kiel.de. Eine neue Abgabe ersetzt Ihre bisherigen Angaben. Beziehen Sie keinen Newsletter, löschen wir Ihre Angaben spätestens zwei Jahre nach Ihrer letzten Abgabe, sonst mit der Abmeldung vom Newsletter.

7. Newsletter

7.1 Brevo

Für den Newsletter nutzen wir Brevo GmbH, Köpenicker Str. 126, 10179 Berlin. Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-In-Verfahren: Sie erhalten nach der Anmeldung eine E-Mail und werden erst eingetragen, wenn Sie den Link darin bestätigen. Dabei speichern wir Zeitpunkt und IP-Adresse von Anmeldung und Bestätigung, um Ihre Einwilligung nachweisen zu können. Sie können den Newsletter jederzeit abbestellen, über den Link in jeder Mail oder per Nachricht an uns. Bei der Anmeldung können Sie freiwillig Ihren Vornamen angeben und Themen auswählen, die Sie interessieren (zum Beispiel Präventionskurse oder Ergonomie am Arbeitsplatz). Diese Angaben speichern wir zu Ihrer E-Mail-Adresse, um Sie persönlich anzusprechen und Ihnen passende Inhalte zu schicken. Gesundheitsangaben fragen wir dabei nicht ab.

Erfolgsmessung: Unsere Newsletter enthalten ein sogenanntes Zählpixel und Links, über die Brevo erfasst, ob und wann eine E-Mail geöffnet wurde und welche Links angeklickt wurden. Wir nutzen das, um zu sehen, welche Themen Sie interessieren, und unsere Inhalte darauf abzustimmen. Einige Links im Newsletter ergänzen beim Anklicken Ihre Themenauswahl (zum Beispiel „Mehr zu Präventionskursen“). Diese Auswertung ist Teil Ihrer Einwilligung in den Newsletter. Wenn Sie das nicht möchten, können Sie den Newsletter jederzeit abbestellen, eine getrennte Abmeldung nur von der Erfolgsmessung ist technisch nicht möglich. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, für den Zugriff auf Ihr Endgerät § 25 Abs. 1 TDDDG.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Brevo speichert die Daten auf Servern in der Europäischen Union (Frankreich, Deutschland, Belgien). Mit Brevo besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Brevo.

8. Eingebettete Videos

Videos auf unserer Website werden erst nach Ihrer aktiven Einwilligung über den Consent-Wrapper geladen. Vor Ihrer Einwilligung werden keine Daten an die jeweiligen Anbieter übermittelt.

8.1 Vimeo: Auf der Seite mit Übungsvideos für unsere Patientinnen und Patienten werden Videos des Dienstes Vimeo eingebettet. Anbieter ist Vimeo.com, Inc., 330 West 34th Street, 10. Etage, New York, New York 10001, USA. Datenschutzbeauftragter von Vimeo: privacy@vimeo.com. Erst wenn Sie auf „Video laden“ klicken, wird eine Verbindung zu den Servern von Vimeo aufgebaut. Dabei werden unter anderem Ihre IP-Adresse und Informationen zu Ihrem Browser an Vimeo übermittelt, auch in die USA. Wir binden die Videos mit dem Parameter „Do Not Track“ ein, damit Vimeo keine Tracking-Cookies setzt. Ihre Einwilligung wird nicht gespeichert und gilt nur für das jeweils geladene Video. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

9. Google Maps

Auf unserer Website ist Google Maps eingebunden. Betreiber: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Die Karte wird erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über den Consent-Wrapper geladen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie die Seite neu laden und die Karte nicht erneut aktivieren.

10. Instagram / Social Media

Wir betreiben eine Unternehmensseite auf Instagram. Betreiber: Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland. Wir und Meta sind für bestimmte Verarbeitungsvorgänge gemeinsam Verantwortliche (Art. 26 DSGVO).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Weitere Informationen: privacycenter.instagram.com

11. Ihre Rechte als betroffene Person

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: info@koerperzeit-kiel.de

12. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.

Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD)
Holstenstraße 98, 24103 Kiel
Telefon: 0431 988-1200
E-Mail: mail@datenschutzzentrum.de
Website: www.datenschutzzentrum.de

13. Datensicherheit

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL-/TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie am „https://" in der Adresszeile und am Schloss-Symbol im Browser.

Patientendaten werden in einer verschlüsselten Datenbank gespeichert. Der Zugriff ist auf autorisierte Personen der Praxis beschränkt.

14. Übersicht der Auftragsverarbeiter

Mit folgenden Dienstleistern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO:

15. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand November 2026.

Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote oder aufgrund geänderter gesetzlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Version ist jederzeit auf unserer Website unter www.koerperzeit-kiel.de abrufbar.